LA GERENCIA DE PROYECTOS

¿Qué es un Proyecto?

Es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez.

¿Qué es la Gerencia de Proyectos?

Es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.

Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos.

La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.

Es un sistema de definición, planeación y control de proyectos, cuyo principio se fundamenta en la programación, organización y dirección de las diferentes etapas que integran a un proyecto. 

Fases de un Proyecto 

                                               

FASE 1	FASE 2	FASE 3	FASE 4
VISION	PLANIFICACIÓN	DESARROLLO	IMPLANTACION
Planteamiento de la Idea principal del proyecto.   Se define  el objetivo de la solución a desarrollar  a corto y largo plazo.   Se evalúa la solución que e adapte   mejor   a    los requerimientos del cliente.    Elaboración de una Ficha  del   Proyecto  en el cual quedan  definidos  los objetivos, alcances de  la solución,  descripción  de  la solución y otros tópicos relacionados.    Finaliza con la terminación del informe final y la  ficha de proyecto, para  presentarla al comité de proyectos para  su aprobación.	Planificación de   todas las actividades necesarias para llevara a  cabo  el  proyecto, considerando las prioridades del proyecto,   los recursos necesarios,   los   tiempos esperados  para   ejecutar cada  una  de   las  tareas y sus funcionalidades.  Finaliza con la aprobación del Diseño de la solución a detalle, el  Plan Base del Proyecto y el Caso de Negocio.	Se crean los componentes de  interfaces necesarias de acuerdo  al  diseño  de  la solución y la planificación. Durante esta fase se realizan las pruebas con el prototipo para validar la funcionalidad de la solución. Finaliza con la validación  de los estándares de calidad y los SLA o Services Level Agreement de la solución.	Se  realizan   las  pruebas finales de corrección  de la solución y la verificación y chequeo de la integración  de ésta  con  el  resto  del ambiente tecnológico del cliente. Se lleva a cabo la puesta   en marcha de la solución en    el cliente. Monitoreo  por  un   tiempo  previsto. Cierre  del  contrato  y  la negociación. Entrega   de  los manuales e instructivos. Capacitación del personal usuario y operativo del cliente.

 Los proyectos surgen como resultado de una necesidad específica, sin embargo, debido a una falta de planeación y visión de los alcances requeridos, muchas veces los proyectos no llegan a concluirse. Dentro del sector de construcción, tradicionalmente los proyectos fallan por:

ü  Falta de análisis de riesgo. 

ü  Inadecuada planeación.

ü  Mala definición de los alcances.

ü  Deficiente programación de los trabajos.

ü  Equipos de trabajo sin experiencia.

ü  Deficiente control de costos.

ü  Falta de control de cambios e información.

ü  Líder de proyecto inapropiado.

ü  Falta de incentivos y penalizaciones.

La gerencia del proyecto es responsable por la relación entre los diversos parámetros a ser controlados (costos, plazos y calidad) y es en el Gerente del Proyecto en quien se concentra la principal responsabilidad por el desempeño del mismo.

Muchas veces, por "industrializar" los proyectos y las actividades de construcción y montaje, se aceptan más fácilmente nuevas técnicas o equipamientos. De esta forma, pensamos que con esta aplicación ganaremos en rentabilidad de emprendimiento y cada hora invertida en la planificación, programación y control economizará muchas horas y recursos perdidos o ineficientemente empleados en el proyecto y en la ejecución del mismo.

Si la empresa tiene un programa de inversiones a largo plazo, puede ser interesante que parte de la estructura de la gerencia del proyecto se incorpore de forma estable a la organización como por ejemplo: ingeniería básica, fiscalización, compras técnicas.

En caso de un proyecto puntual, es conveniente que estas funciones sean terciarizadas buscando economía y eficiencia en la contratación de especialistas solamente durante el periodo necesario. La jerarquía, los objetivos funcionales (especificaciones técnicas, contratos...) y los procedimientos operacionales dentro de una gerencia del proyecto son naturalmente diferentes a los formales dentro de la organización empresarial.

La organización del proyecto está influenciada por diversos factores, entre otros:

-La complejidad, el porte y la duración

-La naturaleza del proyecto y ramo de actividad de la empresa

-Riesgos vinculados

-Localización geográfica

-Calificación y disponibilidad de personal

Los factores están estrechamente relacionados entre sí y ello determina la complejidad de la Gerencia del Proyecto. No existe un único tipo de estructura y de ella dependerá cómo podamos definir y agrupar las tareas e integrarlas entre sí. Cuanto más indefinida sea la tarea, más necesario será procesar mayor información y más compleja será su coordinación.

En los Proyectos de Ingeniería de cierta importancia es frecuente la utilización de estructuras matriciales que por ser estructuras de comandos múltiples exigen una determinada cultura y enfoque múltiple. De este modo, aprovechamos la experiencia de dos o más áreas técnicas diferentes cuando requerimos alta capacidad de procesamiento de la información y, además, por economía de escala.